【分享】建設(shè)“無(wú)紙辦公”的新型價(jià)值流管理模式

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精益價(jià)值流是任何企業(yè)開(kāi)展精益改善初期的有效工具，是企業(yè)精益管理戰(zhàn)略規(guī)劃的重要工具之一。通過(guò)價(jià)值流管理將企業(yè)流程所有相關(guān)的物流，信息流和現(xiàn)金流以圖示的方式加以表達(dá)，企業(yè)可以據(jù)此了解目前的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)況和未來(lái)的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)況。

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精益價(jià)值流是精益生產(chǎn)、豐田生產(chǎn)模式的一種強(qiáng)力的可視化工具，它的主要目標(biāo)是通過(guò)繪制企業(yè)當(dāng)前價(jià)值流圖，幫助我們分析發(fā)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)流程中潛在的、對(duì)客戶不增值的浪費(fèi)活動(dòng)。并通過(guò)相關(guān)改善方法消除或減少不增值的活動(dòng)。如：提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、精益供應(yīng)鏈、流程分析與改善、柔性生產(chǎn)、快速切換等技術(shù)與方法來(lái)提高效率和快速反應(yīng)能力，降低成本，提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

精益價(jià)值流技術(shù)是一門(mén)實(shí)踐性很強(qiáng)的技術(shù)，我們可以通過(guò)掌握精益價(jià)值流的方法和工具，通過(guò)當(dāng)前價(jià)值流繪制步驟及方法，收集企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)建立企業(yè)當(dāng)前價(jià)值流圖。

運(yùn)用相關(guān)精益原理分析企業(yè)當(dāng)前價(jià)值流圖，識(shí)別并消除本企業(yè)運(yùn)作流程中存在的各種浪費(fèi)，從而建立企業(yè)的未來(lái)精益價(jià)值流圖，并設(shè)定相關(guān)精益價(jià)值流關(guān)鍵指標(biāo)。根據(jù)規(guī)劃的未來(lái)價(jià)值流圖，制定精益改善計(jì)劃并付諸實(shí)施，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)向精益生產(chǎn)模式的轉(zhuǎn)化，并將其應(yīng)用于本企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)踐。

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在目前隨著訂單式生產(chǎn)在越來(lái)越多的企業(yè)中的應(yīng)用，許多企業(yè)都面臨著這樣的問(wèn)題，訂單交貨期越來(lái)越短，訂單變更頻繁，緊急訂單越來(lái)越多，工廠不能及時(shí)有效反應(yīng)，工廠管理流程復(fù)雜。

雖然從訂單接收到發(fā)貨流程上作了一些改進(jìn)，但效果不佳。經(jīng)常性缺料造成交貨期嚴(yán)重滯后，同時(shí)呆滯的材料庫(kù)存又在增長(zhǎng)，所有的這一切源于我們?nèi)狈σ粋€(gè)精益的價(jià)值流。

其中有很大的原因在于各生產(chǎn)環(huán)節(jié)中信息流通不順暢，因此我們可以通過(guò)建設(shè)“無(wú)紙辦公”的新型信息化管理模式，重新改造信息傳遞的價(jià)值流，使之更加有效。通過(guò)價(jià)值流使那些分散在各個(gè)獨(dú)立部門(mén)的工作成為一個(gè)彼此銜接整體。

傳統(tǒng)企業(yè)部門(mén)的價(jià)值流經(jīng)常分散于幾個(gè)職能領(lǐng)域，隨著工作從一個(gè)領(lǐng)域轉(zhuǎn)移到另一個(gè)領(lǐng)域，出現(xiàn)了許多交接環(huán)節(jié)，這就很容易導(dǎo)致了延遲和錯(cuò)誤。每一個(gè)部門(mén)只對(duì)價(jià)值流中和自己有關(guān)的那部分負(fù)責(zé)，“拋過(guò)了墻就是他人的責(zé)任”，因此完成一個(gè)工作周期所需要的時(shí)間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)實(shí)際需要的時(shí)間。

特別是有些工作“陷入這些部門(mén)的夾縫”時(shí)，沒(méi)有人能知道它已去了那里，出了問(wèn)題后，領(lǐng)導(dǎo)者也不知道“卡殼”責(zé)任到底應(yīng)歸于哪個(gè)部門(mén)。如果傳統(tǒng)的價(jià)值流橫跨了各獨(dú)立的政府部門(mén)之間，那么情況就更糟了，卡殼和延時(shí)將被級(jí)數(shù)放大。

傳統(tǒng)的價(jià)值流方式的另一個(gè)可怕后果是人員編制將無(wú)限制地膨脹。原因是，煙囪式的結(jié)構(gòu)，人員的配備是服務(wù)于煙囪式結(jié)構(gòu)本身，而不是服務(wù)于價(jià)值流為目的，這就造成了人員配置的無(wú)目的性和浪費(fèi)，造成人浮于事等各種現(xiàn)象出現(xiàn)。

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因此我們應(yīng)該從價(jià)值流的角度來(lái)看待圍繞產(chǎn)品生產(chǎn)而建立的部門(mén)，而不是從職能劃分來(lái)看待它。重建改造舊的價(jià)值流提供了更好的方式來(lái)控制那些相互銜接的審批辦案活動(dòng)，橫向貫通原本分散在各自封閉的職能部門(mén)，減少甚至徹底消除因交接而造成的延時(shí)或卡殼現(xiàn)象，使價(jià)值流中的工作成為一個(gè)完整的一體，而不是分割它。

目前國(guó)際上改造的一個(gè)有效的方法是價(jià)值流小組：把原分散在各個(gè)領(lǐng)域（處室）的職能人員集中在一起辦公，形成一個(gè)專(zhuān)門(mén)處理某價(jià)值流的專(zhuān)項(xiàng)小組。小組成員在同時(shí)同地集中辦案，各領(lǐng)域成員可以最快地代表各自的領(lǐng)域提出辦理意見(jiàn)。

價(jià)值流小組是解決效益問(wèn)題的有效方式，但在現(xiàn)實(shí)的辦公環(huán)境中，說(shuō)各領(lǐng)域人員為了某個(gè)價(jià)值流組成一個(gè)價(jià)值流小組在一處（同一個(gè)辦公室內(nèi)）辦公幾乎是不可能的。往往等級(jí)柜架的傳統(tǒng)領(lǐng)域人員負(fù)責(zé)多個(gè)價(jià)值流環(huán)節(jié)，甚至同一價(jià)值流中的案子本身也有不同，而且領(lǐng)域人員不僅負(fù)責(zé)所有領(lǐng)域，還需對(duì)上級(jí)交辦的任務(wù)負(fù)責(zé)。完全拋棄等級(jí)框架而形成價(jià)值流的框架，同樣也是不可取的，從一個(gè)極端走向另一個(gè)極端，又會(huì)造成很多新的問(wèn)題。

計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)使這一切變得可能，分散在各領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人員，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共同針對(duì)某一案子在一個(gè)共享辦案夾中的以類(lèi)似于討論組的方式進(jìn)行辦理，領(lǐng)域人員在共享辦案夾中可以同時(shí)插入各自的辦理意見(jiàn)、辦案結(jié)果，或針對(duì)該案子的辦理交換意見(jiàn)。

在物理上領(lǐng)域人員并沒(méi)有離開(kāi)各自的辦公地點(diǎn)，而是通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)形成了一個(gè)有效的虛擬價(jià)值流小組，并且通過(guò)共享庫(kù)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員可以同時(shí)參與多個(gè)價(jià)值流或同一價(jià)值流中多項(xiàng)工作的辦理。

通過(guò)虛擬價(jià)值流小組最突出的效果，使工作的效果變得可以度量，原本淹沒(méi)在各職能部門(mén)中的工作變得可以控制和監(jiān)督，管理者可以直接通過(guò)電腦看到每一項(xiàng)工作的進(jìn)展，甚至可以看到每一個(gè)領(lǐng)域人員的辦案時(shí)間，推脫和失職將暴露在管理者的電腦屏幕上。

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