【分享】通過價(jià)值流管理分析打造精益辦公流程

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長(zhǎng)期以來精益管理思想一直局限于生產(chǎn)車間中，但是在企業(yè)中存在大量的消除浪費(fèi)的機(jī)會(huì)于管理與辦公過程之中，而我們可以通過VSM管理進(jìn)行價(jià)值流管理分析進(jìn)行找出這些管理浪費(fèi)，從而實(shí)現(xiàn)精益辦公。

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一個(gè)精益辦公室管理體系可以影響到整個(gè)企業(yè)中的各個(gè)層級(jí)的管理流程，通過價(jià)值流管理分析實(shí)現(xiàn)建立一個(gè)精益辦公室的好處在于：

優(yōu)化企業(yè)層級(jí)的流程：和外部客戶及供應(yīng)商打交道的流程，如訂單入口、客戶服務(wù)、支付賬戶、收款賬戶、市場(chǎng)/銷售、調(diào)研開發(fā)、產(chǎn)品開發(fā)、以及分銷。精益管理工具能夠用來簡(jiǎn)化、加速這些流程。

優(yōu)化組織層級(jí)的流程：在你的企業(yè)里關(guān)鍵的支持性流程，如信息技術(shù)、人力資源、工程部門、以及采購(gòu)部門。精益能夠簡(jiǎn)化這些流程，并提升它們的效率。

優(yōu)化部門層級(jí)的活動(dòng)：精益能夠減少那些增加時(shí)間但是價(jià)值極低甚至沒有價(jià)值的活動(dòng)。它能根據(jù)客戶拉動(dòng)來建立流、減少途中傳輸、提高部門的整體業(yè)績(jī)。

優(yōu)化個(gè)人層級(jí)的任務(wù)：精益能夠減少文書工作、手工登記、以及標(biāo)準(zhǔn)化工作步驟中的錯(cuò)誤，幫助改善企業(yè)車間，分清每個(gè)人的角色及責(zé)任。

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首先，開始在將精益工具應(yīng)用于辦公環(huán)境之前，我們必須理解整個(gè)工作流程。正如我們繪制價(jià)值流圖、集中極力縮短生產(chǎn)中的提前期、消除生產(chǎn)中的浪費(fèi)一樣，我們必須通過價(jià)值流管理分析，繪制出管理流程，以更好地理解他們并消除浪費(fèi)。

如下訂單、報(bào)價(jià)、做計(jì)劃、采購(gòu)、產(chǎn)品開發(fā)、以及其他的流程中，到處都是浪費(fèi)。事實(shí)表明，服務(wù)和管理流程中，有75-90%的步驟是不增值的，這在精益的定義中就是浪費(fèi)。這些造成浪費(fèi)的步驟就導(dǎo)致了延遲和客戶的不滿意。因?yàn)榫嫠季S中一個(gè)關(guān)鍵的規(guī)則就是將收到客戶訂單到完成這個(gè)訂單之間的時(shí)間縮到最短，所以查看整體提前期是非常關(guān)鍵的。

要發(fā)現(xiàn)這些流程中的浪費(fèi)，我們必須將它們繪制成圖。在我們找到浪費(fèi)（不增值的步驟）并確定了要對(duì)此做什么之后，我們就可以應(yīng)用原始的精益工具了。例如拉動(dòng)式系統(tǒng)、持續(xù)流、協(xié)同定位、使用站點(diǎn)存儲(chǔ)、5S、可視化管理、以及防錯(cuò)。

其次，我們必須要收集數(shù)據(jù)，但是我們可以從管理流程中能收集的數(shù)據(jù)將非常有限。辦公室精益不像生產(chǎn)精益，生產(chǎn)精益是基于數(shù)據(jù)的，它是驅(qū)動(dòng)決策的。對(duì)于辦公和管理流程，決定使用什么數(shù)據(jù)取決于想要回答那些與價(jià)值流相關(guān)的問題以及是如何通過這些流程來定義產(chǎn)品或者服務(wù)的。

例如，如果我們的目的是要減少工程改變訂單（ECNs）的數(shù)量，那么就要將ECNs定義為產(chǎn)品，同時(shí)找出所有ECN的數(shù)量、周期、在流程中排隊(duì)的時(shí)間、以及整體的循環(huán)時(shí)間。通過這些信息，我們就能找到問題最有可能出在哪里，然后在你“未來狀態(tài)”的流程中消除浪費(fèi)區(qū)。

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精益管理是一個(gè)已經(jīng)被證實(shí)過的系統(tǒng)化的方法，能夠被用于消除或減少產(chǎn)品制造或服務(wù)提供中的浪費(fèi)，同時(shí)將成本盡可能降到最低。它不僅僅能夠被用于車間，精益管理可以用于企業(yè)中每一個(gè)系統(tǒng)、每一個(gè)流程、以及每一個(gè)人。

1、優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)。如果能適當(dāng)將組織機(jī)構(gòu)扁平化，盡量去除一切多余的環(huán)節(jié)與人員，就可使高層管理者與一線管理者的信息雙向傳遞更加及時(shí)有效，快速回應(yīng)市場(chǎng)動(dòng)向，提高管理效率。其次，要打破部門之間各自為政、信息交流極度匱乏的現(xiàn)象，實(shí)行資源共享。跨部門人員的再學(xué)習(xí)，不失為一個(gè)有利舉措，更易讓大家換位思考，使每個(gè)機(jī)構(gòu)組織之間，更加緊密配合。

2、強(qiáng)化辦公室5S管理。辦公空間安排的合理與否，通常也會(huì)影響工作效率。經(jīng)常有業(yè)務(wù)接觸的部門可以安排辦公地點(diǎn)近距離，減少“搬運(yùn)”浪費(fèi)；對(duì)文件進(jìn)行歸檔分類管理；減少工作中分散注意力的信息數(shù)量，如垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)；清理“視覺污染“，如過期的文件、不用的信箋等等……如此種種，對(duì)辦公室進(jìn)行定期整理、整頓、清掃、清潔、提高員工素養(yǎng)，就可營(yíng)造“亮麗”的工作環(huán)境，讓人心情舒暢，更添工作信心。

3、消除日常浪費(fèi)。其實(shí)，在辦公室的行政流程里，往往有很多難以定義的浪費(fèi)，沒有生產(chǎn)區(qū)域那么顯而易見，所以，我們更應(yīng)從細(xì)節(jié)處著手，識(shí)別辦公室浪費(fèi)。我們要培養(yǎng)自我節(jié)儉的意識(shí)，減少電力、紙張等能源消耗，努力營(yíng)造大家共同遵守的“隨手”氛圍，如紙張重復(fù)利用、離開xx分鐘關(guān)掉電腦顯示器、白天關(guān)閉走廊亮燈、洗手后隨手關(guān)掉水龍頭等，從每一個(gè)細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、消除浪費(fèi)。同時(shí)要治理人浮于事的現(xiàn)象，上班時(shí)間隨意聊天、干私活、出工不出力等。其次，還要適當(dāng)授權(quán)，簡(jiǎn)化行政審批手續(xù)、減少等待時(shí)間。

此外，辦公室浪費(fèi)還有一種很嚴(yán)重的浪費(fèi)—會(huì)議。召開不必要、沒有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。通過采取會(huì)議管理方法圍繞此四個(gè)問題進(jìn)行會(huì)議討論，相信會(huì)收到意想不到的效果：究竟出了什么問題？問題的起因是什么？這些問題可能有哪些解決辦法？你建議用哪種辦法？

4、轉(zhuǎn)變工作方法，提高效率。細(xì)數(shù)一天8小時(shí)中所做的工作，可以發(fā)現(xiàn)，有大部分是瑣碎卻是必要的。我們應(yīng)學(xué)會(huì)合理安排、簡(jiǎn)化、并集中處理：將許多分開的工作步驟加以整合，變成單一任務(wù)，以減少工作的復(fù)雜度；相似的工作排在一起，集中在同一個(gè)時(shí)段來處理等。通常工作時(shí)數(shù)的多寡并不是與工作成果成正比，因此對(duì)于重點(diǎn)的，帶高附加值的工作，我們應(yīng)該投入最多的時(shí)間與心力。

5、提升客戶服務(wù)質(zhì)量。我們知道僅僅是以最好的態(tài)度、最強(qiáng)的責(zé)任心為客戶考慮周到，實(shí)行“關(guān)懷服務(wù)”也已不能順應(yīng)時(shí)代要求，得到內(nèi)外客戶滿意度的認(rèn)可，更重要的是要提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)，勤練內(nèi)功、不斷學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，必將有利于從全局出發(fā)，為客戶謀取更高的未來價(jià)值，也必將與客戶形成更加堅(jiān)實(shí)的事業(yè)伙伴關(guān)系。

客戶期望越高，削減成本的壓力、如何謀取更高的利潤(rùn)、以及縮短提前期就成為了一些企業(yè)每天都要面對(duì)的問題。圍繞精益價(jià)值流管理建立起來的管理體系能夠使企業(yè)完成卓越運(yùn)營(yíng)，同時(shí)在流程的管理方法上又多樣靈活。企業(yè)需要健全的、沒有浪費(fèi)的、靈活的辦公管理流程來幫助它們滿足客戶需求并在這個(gè)全球化的市場(chǎng)環(huán)境中生存下來。

考慮到在成本結(jié)構(gòu)中，有60-80%與滿足客戶需求相關(guān)的成本是來自管理或辦公，不需要很先進(jìn)的科學(xué)，通過價(jià)值流管理分析，我們就能知道通過在辦公和管理流程中應(yīng)用精益的規(guī)則來簡(jiǎn)化和消除浪費(fèi)，能夠幫助我們將成本降到最低。

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以上就是今天和大家分享的內(nèi)容，大家對(duì)開展價(jià)值流管理工作有什么看法？或者有什么工作心得？歡迎大家在下方留言，我們一起聊聊。另外，如果覺得此文讓你小有收獲，可以搜索“益至咨詢”與我們進(jìn)行互動(dòng)學(xué)習(xí)。